Wedding Day Coordinator... cioè???

Dagli incontri con spose-disperate-last-minute, di quelle che hanno investito sangue e sudore nella minuziosa organizzazione del loro giorno facendo tutto da sole che, terrorizzate all'idea che qualcosa possa rovinare ciò in cui si sono tanto impegnate si rivolgono a me in extremis per ottenere una maggiore garanzia che tutto vada come previsto, ho riscontrato qualche "vizio di informazione" che credo sia il caso di correggere. Non solo le coppie, ma anche i fornitori sembrano aver poco chiaro chi siamo e cosa facciamo quando vestiamo i panni del Wedding Day Coordinator o, per dirla  all'italiana, del regista dell'evento. E questa lacuna informativa, ammettiamolo, è in larga parte colpa nostra. Degli operatori del settore che confondono le idee, mescolano servizi, offrono prestazioni "prezzemoline" e fuori mercato.

Premetto che quanto segue risponde al mio modus operandi e non intende fare la lezione a nessuno, perchè ognuno sceglie di lavorare come crede, ci mancherebbe!

Innanzi tutto, e questo vale per i potenziali clienti, prima di fissare un incontro con un professionista del settore chiedetevi con serenità e sincerità perchè sentite il bisogno di avvalervi del suo aiuto.
Volete un regista, un designer, un allestitore? Avete bisogno di tutte queste cose insieme? Questa domanda servirà a chiarire a voi e al vostro interlocutore qual'è la reale esigenza e vi aiuterà nel trovare la giusta soluzione.

E' capitato che mi si commissionasse un lavoro di regia, ma ci si aspettasse poi che anche il progetto e la realizzazione fossero a mio carico. Mi preme chiarire che si tratta di servizi diversi che naturalmente hanno costi diversi. Come anche che ci si aspettasse che io allestissi la sala, mi occupassi della confettata e del decoro dei tavoli. Non avevano bisogno di un coordinator, ma anche e soprattutto, di un designer. Per questi motivi è importantissimo parlare, spiegarsi, capirsi e, soprattutto, scrivere. Mettere nero su bianco preventivi, contratti, lettere di incarico, qualsiasi documento, purchè sia dettagliato.
Basta con i furbetti che, dopo aver stabilito che il preventivo completo sia troppo costoso ma vogliono comunque la wedding planner, la assumono per il "solo" wedding day coordinator, convinti di poter reclamare poi tutti i servizi pagandone uno solo e di aver fatto bingo. Difficilmente un professionista ha le idee confuse sul proprio lavoro e si farà abbindolare.

Photo Credit:  Greg Gibson

Bando alle ciance, cos'è allora sto Wedding Day Coordinator?

Per servizio di wedding day coordinator intendo la cura della regia dell'evento, ossia il coordinare, seguire e supportare l'intera squadra di fornitori, garantire che tutto si svolga come stabilito e che i contratti con i vari interlocutori implicati siano rispettati, tenere sotto controllo le tempistiche, vegliare sugli sposi e i loro ospiti cercando di prevedere o, eventualmente, di risolvere i piccoli e grandi intoppi che possono verificarsi in una giornata caratterizzata da forti emotività e stress. Si tratta di gestire e perfezionare l'esecuzione del progetto di matrimonio, che sia nostro o di qualcun altro. Un progetto che noi dovremmo conoscere alla perfezione, per cui lo studieremo insieme ai clienti in incontri precedenti all'evento e lo concerteremo poi con gli altri fornitori, di cui diventeremo gli unici punti di riferimento lasciando che gli sposi e i loro ospiti si godano la festa. 

Trovo che sia una delle prestazioni più delicate che un wedding planner possa offrire per una serie di motivi, tra i quali:
- ci si trova a lavorare sul progetto di qualcun altro, che siano gli sposi stessi o un altro planner, e bisogna fare in modo che la realtà corrisponda il più possibile con la visione originale;
- si avrà a che fare con una moltitudine di interlocutori, che non sempre vivono la nostra presenza con la giusta serenità. Porsi nel modo corretto e fare squadra a volte è davvero difficile, e richiede una grande sensibilità, empatia e flessibilità. E capacità gestionali che, ammettiamolo, non si comprano al mercato;
- il più delle volte i fornitori non appartengono alla rosa dei nostri partner abituali, che ci conoscono e ci rispettano, tutt'altro;
- bisogna risolvere con prontezza e nervi saldi, nei limiti del possibile, ogni piccolo o grande "disastro", ricorrendo alla nostra inventiva, manualità, leadership e... rubrica telefonica!
- si accetta di prendere decisioni e ci si assume la responsabilità delle stesse;
- sebbene si chiami "wedding DAY coordinator", il nostro compito non si esaurisce in un giorno di lavoro;
- mantenere la lucidità e la prontezza dall'inizio alla fine di un ricevimento è davvero estenuante.

Photo Credit:  Michael Bonfigli

Inoltre, se per voi un'acconciatura di due ore vale tutti i 300 euro, e giustificate 600 euro di noleggio auto per poche ore, non potete pretendere che un professionista al vostro servizio per un tour de force medio di 12 ore (più breef e incontri precedenti) vi costi meno e, soprattutto, non cercate di pretendere di essere voi stessi a dare un prezzo a questa prestazione. Rispettate il valore dei servizi che richiedete e, laddove non dovesse essere in linea con quella che era la spesa che avevate previsto, evidentemente non eravate proprio sicuri di averne bisogno.

In questo caso, ci auguriamo che non succeda nulla e che tutto fili liscio come l'olio, ma assicuratevi di affidare a qualcuno di fiducia, che sia vostra madre, vostra sorella o la vostra migliore amica, il compito di gestire le piccole incombenze, se non volete che la vostra sessione di make up sia continuamente interrotta dalle mille telefonate che dovrete fare e ricevere, o essere convocate, in abito da sposa, in cucina per discutere dei pasti per celiaci, a correre dietro ai musicisti perchè non dimentichino di suonare la vostra canzone in un preciso momento, a mollare il fotografo durante uno scatto per
Tenete presente che svolgere questi compiti sarà un LAVORO, a volte anche faticoso, quindi accertatevi che la persona a cui volete affidarlo sia consapevole dell'impegno e accetti di buon grado di astenersi da ogni brindisi per tutta la festa, di rassegnarsi ad essere costantemente chiamato per dare direttive e prendere decisioni, anche che stia mangiando o ballando e di non perdere di vista contratti, schede e check list.
Ora che vi sarete fatti, spero, un'idea di cosa comporti questo incarico e il pensiero di affidarlo a una persona cara non vi entusiasma più, una buona wedding planner sarà la vostra alleata migliore!

Lo so, un post lungo e noioso, ma spero anche abbastanza chiaro!